NVEs personvernerklæring

Spørsmål som gjelder NVEs behandling av personopplysninger, og da i hovedsak opplysninger knyttet til deg, kan du sende til nve@nve.no. Skriv Personvernombud i emnefeltet.

Du kan kontakte NVE på e-post, brev, skjema eller telefon. Alle henvendelser behandles på samme måte, og journalføres om det er en forespørsel til oss. NVEs journal er offentlig og tilgjengelig på internett. Husk at ditt navn vil bli synlig på den offentlige journalen når du sender oss e-post eller brev med fullt navn.

Vi vil i forbindelse med forbedring av samtaleflyt fra internt i NVE bruke en metode som kalles medlytt. Medlytt brukes på enkelte inngående samtaler, og innebærer at en ansatt lytter til samtaler som ansatte på sentralbordet har med innringere, uten at vedkommende selv deltar i samtalen

NVE bruker Public360 arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring til elektronisk lagring av dokumenter. Public360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto som følger offentlige standarder (NOARK).

Arkivleder er delegert ansvar for arkivholdet i NVE både funksjonelt i saks- og arkivsystemet, og for eldre papirarkiver. Rutiner for bruk av saks - og arkivsystemet er utarbeidet. Ansvaret for systemet (system, funksjon og drift) følger en intern ansvarsfordeling.

Respektive avdelingsdirektører følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.
NVE behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver etter bl.a. NVEs sektorregelverk, forvaltningslov, offentlighetslov, arkivlov og personopplysningslov.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Olje- og energidepartementet som er NVEs klageinstans.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

NVE har avlevert eldre historisk arkivmateriell til Riksarkivet / Statsarkivene, og ansvaret for dette materiellet er da overført til depotinstitusjonen. Dette gjelder kun materiell som er gammelt nok til å avleveres.

NVE er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i OEP når innførselen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn blir arkivert i saksbehandlingssystemet (P360).

NVE benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle direktoratets lovpålagte oppgaver. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

NVEs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes.

Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å kreve kursavgift.
Dette vil typisk være informasjon som navn, kontaktopplysninger, arbeidsplass, stillingstittel, om du skal ha hotellovernatting og middag, om du har allergier/matpreferanser eller andre behov for tilrettelegging.

NVE er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på NVEs kurs og seminarer. Opplysningene skal bare brukes i forbindelse med seminaret.

NVE bruker Proviso som databehandler i forbindelse med arrangementer. Proviso behandler personopplysninger som nevnt ovenfor på vegne av NVE, innenfor rammene av inngått avtale mellom NVE og Proviso.

Besøkende til NVE registrerer navn og hvor de kommer fra i resepsjonen ved ankomst. Du velger selv om opplysningene skal lagres til senere besøk eller ikke. 

NVEs inngangspartier er kameraovervåket av sikkerhetsmessige årsaker. Videopptakene slettes etter 7 dager. Systemet har tilgangskontroll.

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet. NVE har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av NVEs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger NVE ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Personopplysningsloven inneholder regler om hvordan personopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre eksternt.

Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Vi praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet av oss. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i arkivinstitusjon.

NVE er ansvarlig for innhenting og bruk av personopplysninger som gjøres i forbindelse med drift og vedlikehold av nve.no og varsom.no

Nettredaktøren har det daglige ansvaret for NVEs behandlinger av personopplysninger på nve.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere. Det er kun NVE som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Det er mulig å tegne seg på NVEs e-postlister, og motta e-post når nettsidene oppdateres. I tillegg til din e-post adresse, lagrer NVE informasjon om hvilke type nyheter og oppdateringer du abonnerer på, og hvor ofte du ønsker å motta nyhetsvarsel.

Din e-postadresse vil ikke bli benyttet til andre formål enn å sende nyhetsvarsler. E-postadressen din vil heller ikke bli gjort kjent for andre abonnenter på e-postlisten. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet.

Informasjon om hvordan du avslutter abonnement

Informasjon om bruk av RegObs 

Informasjon om bruk av Varsom 

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Ved å deaktivere bruk av cookies eller javascript i din nettleser, vil vi ikke kunne logge ditt besøk. Slår du av disse funksjonene, kan dette påvirke enkelte funksjoner på våre nettsteder.

Her kan du lese mer om hvordan du slår av lagring av informasjonskapsler

Behandlingsgrunnlaget for bruk av informasjonskapsler er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.